Information och Processer
Benämning | Riktlinjer för Sunets tjänsteförvaltning | |
Beslutsfattare | Maria Häll, avdelningschef Sunet | |
Handläggare | Karoline Westerlund, projektledare | |
Ansvarig | Sunets ledningsgrupp ansvarar för riktlinjerna | |
Beslutsdatum | 2020-12-01 |
Innehållsförteckning
Förutsättningar
Dessa riktlinjer ska stödja arbetet med att skapa en enhetlig och tydlig styrning och en gemensam struktur av Sunets förvaltningsverksamhet avseende ansvar och roller. De ska också bidra till att skapa en ökad tydlighet för Sunets kunder. Förvaltningsarbetet ska bedrivas i överensstämmelse med Sunets övergripande måldokument och strategier. Sunets förvaltningsmodell ska vara ett stöd i arbetet med etablering av en ny tjänst eller förvaltning av en befintlig tjänst samt i beslut om avveckling av en tjänst.
Sunet erbjuder anslutna organisationer ett brett utbud av tjänster.
Övergripande förutsättningar:
- Alla tjänster ska vara ekonomiskt självbärande.
- Input med behov och krav från Sunets avnämare skall vägas in.
- Sunets it-miljö skall beaktas vid beslut om etablering av en tjänst.
- Kunden ska få sin beställda tjänst med stöd av en kvalitetssäkrad tjänsteleverans.
Tjänsteförvaltning
Tjänsteförvaltning täcker processen från etablering av en tjänst till avveckling av tjänsten. De tjänster som Sunet tillhandahåller till sina kunder ska vara i linje med Sunets strategier och beslutsprocesser. Tjänsterna ska vara stabila, driftsäkra, uppfylla kundernas behov och beakta Sunets etablerad it-miljö med dess ingående tekniska förutsättningar. Sunets tjänsteförvaltning ska möta styrande myndighetskrav enligt lagar och förordningar som till exempel informationssäkerhet och säkerhetsåtgärder.
Till respektive tjänsteportfölj ska det finnas en etablerad förvaltningsorganisation som ansvarar för att tjänsten fungerar enligt Sunets livscykelstrategi med stöd av en årlig förvaltningsplan. Ansvaret för förvaltningsarbetet ska vara klart uttalat, dokumenterat och accepterat av alla berörda. Framtagandet av en årlig förvaltningsplan sker efter det att en genomförd behovsinventering resulterat i etablering av en tjänst och budgetramarna är beslutade. Förvaltningsplanen ska följa Sunets årscykel och tidplan för processen för verksamhetsplanering och budget och ska bidra med underlag till verksamhetsplanen.
Förvaltningsstyrning – organisation, roller, ansvar
Sunets förvaltningsorganisation
Sunets ledningsgrupp ansvarar för Sunets samtliga tjänster |
Stabsfunktioner till stöd för Sunets förvaltningsarbete Verksamhetsutvecklare - VU Kundansvarig - KA Kommunikatör – KOM Kontrakt och avtalsansvarig |
Tjänsteägare - TÄ |
Tjänsteförvaltare - TJF |
Specialister |
Beslutsforum – årlig förvaltning
Beslutsforum | Ansvarig roll | Uppgifter/Ansvar |
Sunets ledningsgrupp | Sunets Avdelningschef |
|
Styrnivå Godkänna, Besluta, Styra | Tjänsteägare (TÄ) Föredragande: Tjänsteförvaltare |
|
Förvaltningsnivå Utarbeta, Bereda, Prioritera, Följa upp | Tjänsteförvaltare (TJF) Roller på operativ nivå adjungeras vid behov |
|
Operativ nivå Utförarnivå | Tjänstespecialist Supportspecialist | Specificeras i förekommande fall. |
Rollbeskrivningar
Sunets ledningsgrupp
Ansvarar för den strategiska utvecklingen av Sunets tjänster och it-miljö samt beslutar om budgetramarna.
Prioriterar och styr förvaltningen ur ett helhetsperspektiv. Ansvarar för etableringen av tjänstportföljerna och beslutar till vilken portfölj en tjänst ska ingå.
Ansvarar för att förvaltningstjänstearkitekturen och it-miljön är dokumenterad och aktuell.
Tjänsteägare (TÄ)
Definition |
Har det övergripande ansvaret för tjänsten, vilket inkluderar förvaltning, leverans och kvalité. Med grund i fastställd förvaltningsplan fattar tjänsteägaren beslut om tjänstens förvaltning |
Ansvar |
|
Tjänsteförvaltare (TJF)
Definition |
För varje tjänst finns en eller flera tjänsteförvaltare som ansvarar för förvaltning av tjänsten enligt fastställd årlig förvaltningsplan. Tjänsteförvaltaren ansvarar för att upprätthålla forum/nätverk för tjänsten, behovsinventering, kravställning och beaktande av nyttjandeperspektivet. Tjänsteförvaltaren kanaliserar alla önskemål, behov och krav på ändringar i tjänsten, värderar och prioriterar dessa. Tjänsteförvaltaren säkerställer att behov/ändringar sammanställs till förvaltningsplan eller utförs enligt beslutad förvaltningsplan och budgetram. |
Ansvar |
|
Verksamhetsutvecklare (metod- och processutvecklare)
Definition |
Samverkan med Kundansvarig, Tjänsteägare, Kommunikatör och Tjänsteförvaltare avseende Sunets processer och verksamhet. |
Uppgift |
Samordna och utveckla Sunets processer, arbetssätt, modeller och tillse att dessa är ändamålsenliga, dokumenterade och tydliga. |
Ansvar |
|
Kundansvarig – Key Account Manager och Account Manager
Definition |
Samverkan med Sunets kunder, intressenter och samarbetspartners. |
Uppgift |
|
Ansvar |
|
Kontrakt och avtalsansvarig/controller
Definition |
Har det övergripande ansvaret för Sunets leverantörs- och kundavtalsportfölj |
Uppgift |
Samordnar avtalshanteringen i samverkan med TÄ och TJF |
Ansvar |
Ansvarar för en databas eller strukturerat dokument som används för att hantera tjänstekontrakt eller andra överenskommelser mellan en tjänsteleverantör och dess kunder. Varje tjänsteleverans till en kund ska ha ett kontrakt eller annan överenskommelse som anges i kundavtalsportföljen. |
Kommunikatör
Definition |
Har det övergripande ansvaret för Sunets kommunikation |
Uppgift |
Kommunikation |
Ansvar |
Ansvarar för Sunets kommunikation. Ansvarar för att se till att tjänsteportföljen innehåller kvalitetssäkrad information om tjänsterna, att den är tillgänglig, fullständig samt att den underhålls regelbundet samt löpande uppdaterar/informerar Sunets kunder avseende Sunets tjänster. |
Begreppsförklaring
Förvaltningsplan | Styrdokument med beskrivning av det förvaltningsarbete som planeras bedrivas under ett verksamhetsår. |
Förvaltningsorganisation | En minimiorganisation i en organisation, en delmängd av den övergripande styrningen, med ett antal roller, funktioner, processer och relationer som används för att hantera förvaltningsarbetet. |
Förvaltningstjänstearkitektur (FTA) | Beskriver en organisations samlade tjänster. Tjänsterna delas in i definierade och beskrivna tjänsteportföljer beroende på vilket områden de stödjer. |
Informationssystem | Applikationer, tjänster eller andra komponenter som hanterar information. I begreppet ingår också nätverk och infrastruktur. |
it-miljö | Den samlade mängden informationssystem som används för att behandla information som myndigheten ansvarar för. |