SWAMID har tagit fram en exempelmall för hur en "privacy policy" kan se ut om tjänsten använder entitetskategorin GÉANT Data Protection Code of Conduct för att få attribut överförda från en identitetsutfärdare (IdP) till tjänsten (SP). När ni gör en egen anpassning av mallen till tjänsten är det viktigt att gå igenom alla delar och kontrollera att er tjänst fungerar som beskrivet, annars behöver ni ändra texten. Text i grönt är stöd till er när ni anpassar innehållet och ska inte finnas med i slutgiltigt dokument.

Exempelmall: Överföring av personuppgifter till <namn på tjänsten> i samband med federerad inloggning (Privacy Policy)

Beskrivning av <namn på tjänsten>

Namn på tjänsten ska vara samma som mdui:DisplayName i tjänstens registrerade metadata i SWAMID.

Här beskrivs tjänsten på ett bra sätt riktat mot användare. En kärnfull sammanfattning på max 160 tecken av tjänstens beskrivning ska registreras i mdui:Description i tjänstens registrerade metadata i SWAMID. 

<Namn på tjänsten> är en tjänst riktad till <användargrupp> från <exempel på organisationer>.

<Beskrivande text om tjänsten, ca 1-2 textstycken>

Hantering av personuppgifter

Överföring av personuppgifter

Det är viktigt att beskriva exakt vilka uppgifter som överförs och dess syfte. Informationen ska vara tydlig för de personer som dokumentet är avsett för. Den tekniska representationen används för felsökning och ska vara attributnamn som definierats i attributets LDAP-specifikation.

Personuppgifter överförs från identitetsutfärdaren (din inloggningstjänst) till tjänsten för att säkerställa att du som användare får tillgång till din information i tjänsten samt för att ge dig ett användaranpassat gränssnitt.

I samband med inloggning i denna tjänst begärs följande personuppgifter från den identitetsutfärdare du använder:

Förutom direkta personuppgifter överförs även indirekta personuppgifter såsom vilken organisation användaren tillhör och vilken identitetsutfärdare som har använts vid inloggningen. I kombination med ovanstående personuppgifter kan dessa användas för att unikt identifiera en person.

Övrig behandling av personuppgifter i tjänsten

Här ska det beskrivas vilken ytterligare behandling av personuppgifter och dess syfte som sker inom tjänsten, t ex genom inmatning av personuppgifter från användarens sida ifall tjänsten har en lokal användarprofil som användaren själv kompletterar med information som ej kommer från identitetsutfärdaren. Det handlar också om personuppgifter som kommer ifrån annan källa och knyts ihop med användaren i tjänsten. Tänk också på att personuppgifter som sparas i loggfiler och på andra ställen måste beskrivas.

Överföring av personuppgifter till tredje part

Här ska det beskrivas vilken (om någon) överföring av personuppgifter som sker till tredje part. Tänk på att entitetskategorin GÉANT Data Protection Code of Conduct v1.0 (http://www.geant.net/uri/dataprotection-code-of-conduct/v1) medför kraftiga begränsningar av vilka personuppgifter som får överföras till tredje part.

Utdrag ur GÉANT Data Protection Code of Conduct v1.0:

The Service Provider agrees and warrants:

f) [Third parties] not to transfer Attributes to any third party (such as a collaboration partner) except

a. if mandated by the Service Provider for enabling access to its service on its behalf, or
b. if the third party is committed to the Code of Conduct or has undertaken similar duties considered sufficient under the data protection law applicable to the Service Provider or
c. if prior consent has been given by the End User;

Rättslig grund

Under detta avsnitt ska det beskrivas under vilken rättslig grund enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) som personuppgifterna behandlas. Den rättsliga grunden är kopplad till ändamålet med behandlingen.

Tänk på att den rättsliga grunden samtycke ställer väldigt höga krav på frivillighet och kan därför väldigt sällan användas för tjänster som en person använder i sin anställning eller i sina studier.

Rätt till registerutdrag, rättelse och radering av personuppgifter

Här ska användarens rättigheter enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) beskrivas. Särskilt viktigt är åtkomst till personuppgifter, rättelse av personuppgifter samt radering av personuppgifter.

För registerutdrag, rättelse och radering av dina personuppgifter, kontakta personuppgiftsansvarig.

Rättelse av personuppgifter som överförs i samband med inloggning gör du i den identitetsutfärdare som du använder för att logga in. Dessa uppgifter rättas i tjänsten vid första inloggningen efter att personuppgifterna är rättade i identitetsutfärdaren.

Rensning av personuppgifter

Här beskrivs översiktligt tjänstens regelverk om automatiserad rensning av personuppgifter inkl. hur länge dessa sparas då användaren inte längre använder tjänsten.

Personuppgiftsansvarig

Här beskrivs kontaktvägar till personuppgiftsansvarig samt dess företrädare (den som inom organisationen är ansvarig/förvaltare för tjänsten). Kontaktvägar ska även anges till organisationens dataskyddsombud. OrganizationDisplayName i tjänstens registrerade metadata i SWAMID ska vara samma som organisationsnamnet i detta avsnitt.

Personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter är <organisation>, <land>. Har du frågor om hur personuppgifter används och hanteras inom tjänsten tag kontakt med <e-postadress till tjänsteföreträdare>.

Dataskyddsombud är <namn>, <organisation>, <kontaktinformation>. alternativt Kontaktuppgifter till dataskyddsombud finns på <URL till informationssida med kontaktuppgifter till dataskyddsombudet>.

GÉANT Data Protection Code of Conduct

Denna tjänst följer det internationella ramverket GÉANT Data Protection Code of Conduct (http://www.geant.net/uri/dataprotection-code-of-conduct/v1) för överföring av personuppgifter från identitetsutfärdare till tjänsten. Ramverket är avsett för tjänster i Sverige, EU och EES som används av användare inom forskning och högre utbildning.